In keukenbouw, interieurbouw en schrijnwerk zie ik hetzelfde patroon vaak terugkomen. Een klant wijzigt iets. De verkoper past een offerte aan. De werkvoorbereiding krijgt een mail. Iemand zet een opmerking in Excel. De aankoop moet controleren of het materiaal al besteld is. En in de productie vraagt men zich uiteindelijk af welke versie nu eigenlijk de juiste is.
Dan wordt al snel gezegd: “We hebben betere software nodig.” Soms klopt dat. Maar software is zelden het eerste probleem.
Begin met één eenvoudige vraag
Wat gebeurt er vandaag met informatie vanaf het moment dat een klant een keuze maakt tot het moment dat die keuze geproduceerd, geplaatst en gefactureerd is?
Als dezelfde informatie onderweg drie of vier keer opnieuw wordt ingegeven, gekopieerd of geïnterpreteerd, dan zit daar bijna altijd verspilling. Lean noemt dat geen IT-probleem. Het is een procesprobleem.
Digitalisering is meer dan papier vervangen
Een Excel-lijst vervangen door een webformulier is op zichzelf geen digitalisering. Hetzelfde geldt voor een papieren werkbon die een PDF wordt.
Echte digitalisering betekent dat informatie op de juiste plaats ontstaat en daarna verder kan worden gebruikt zonder telkens opnieuw te moeten worden opgebouwd.
Voor een keuken- of interieurbouwer kan dat bijvoorbeeld betekenen dat een materiaalkeuze die tijdens de verkoop wordt gemaakt, later ook beschikbaar is voor calculatie, werkvoorbereiding, aankoop en productie.
ERP moet het bedrijfsproces volgen
Daar zit voor mij de essentie van ERP. Niet zoveel mogelijk modules verzamelen, maar zorgen dat de verschillende stappen van het bedrijf met dezelfde informatie werken.
Verkoop, calculatie, werkvoorbereiding, aankoop, planning, productie en administratie zijn geen aparte eilanden. Ze vormen samen één keten.
Wanneer één schakel informatie anders interpreteert dan de vorige, ontstaat wachttijd, controlewerk en foutkans.
Drie signalen dat het proces eerst aandacht nodig heeft
- Medewerkers houden naast het officiële systeem nog eigen Excel-lijsten bij.
- Bij wijzigingen moet iemand meerdere afdelingen afzonderlijk informeren.
- Werkvoorbereiding of productie moet regelmatig vragen welke versie van een project de juiste is.
Dat zijn geen kleine administratieve ongemakken. Ze vertellen waar informatie in het proces haar betrouwbaarheid verliest.
Lean en digitalisering horen bij elkaar
Lean Manufacturing wordt soms te snel geassocieerd met productie alleen. Maar verspilling zit minstens even vaak in informatie.
Zoeken. Wachten. Dubbel ingeven. Controleren. Herstellen. Opnieuw uitleggen. Dat zijn allemaal activiteiten die tijd kosten zonder rechtstreeks waarde toe te voegen voor de klant.
Een goed digitaal systeem moet precies daar ingrijpen: minder overdrachten, minder interpretatie en meer hergebruik van betrouwbare informatie.
En dan pas komt de software
Pas wanneer duidelijk is hoe informatie door het bedrijf moet stromen, wordt het interessant om software te kiezen of te bouwen.
Dat is ook de gedachte achter Orion ERP. Binnen Axelis & Partners ontwikkelen we Orion vanuit de dagelijkse realiteit van bedrijven waar maatwerk, materialen, calculatie en productie voortdurend met elkaar verbonden zijn.
Niet omdat software het proces moet bepalen, maar omdat het proces bepaalt wat goede software moet kunnen.
Mijn uitgangspunt
Na 38 jaar in de keuken-, interieur- en maakindustrie ben ik ervan overtuigd dat succesvolle digitalisering begint met drie dingen: begrijpen hoe mensen vandaag werken, zichtbaar maken waar informatie verloren gaat en vervolgens systemen zo bouwen dat die informatie één keer correct wordt vastgelegd.
Technologie komt daarna. En precies daardoor kan technologie uiteindelijk veel meer betekenen.